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INFORMATIVA PRIVACY EX ART.13-14 GDPR  - SITO WEB E INIZIATIVA “PARCHI E MOVIMENTO”

Premessa, contitolari e dati di contatto.
Ai sensi degli art. 13 e 14 Regolamento UE n. 2016/679, Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (“Regolamento”) e del D.lgs. 196/2003, come modificato dal d. lgs 101/2018, si informa che i dati rilasciati tramite compilazione del modulo di adesione online alla campagna di promozione dell'attività motoria "Parchi e Movimento" e quelli acquisiti nel corso della campagna stessa (es. immagine) saranno trattati da due soggetti titolari che condividono alcune finalità e modalità di trattamento dei dati personali. In tal caso, il GDPR li prevede come “Contitolari” e sono, con relativi dati di contatto specifici:

Verona Sport Lab SSD ARL, sede legale in Verona, via Villa 25 - 37124, Codice Fiscale e Partita  Iva 04843130230 (di seguito denominata “Verona Sport Lab”), email: veronasportlabssd@gmail.com, email Responsabile della Protezione dei Dati (RPD, o DPO): veronasportlabssd@gmail.com, e
UISP Comitato Territoriale Verona APS, sede legale in Verona, via Villa 25 - 37124, 20121 - Verona, Codice Fiscale 93024820230, email: verona@uisp.it, email Responsabile della Protezione dei Dati (RPD, o DPO): verona@uisp.it (di seguito denominata “Uisp Verona APS”).


In forza dell’art. 26, comma 2, GDPR, le due associazioni hanno stipulato tra loro un accordo di contitolarità il cui contenuto essenziale è messo a disposizione, a richiesta degli interessati, ai predetti contatti.

Per quali finalità i contitolari trattano i dati personali e con quali basi giuridiche?
I trattamenti di dati personali che le associazioni attuano sono comunque talvolta suddivisi tra di essi, secondo la seguente ripartizione di compiti, oltre ai trattamenti comuni indicati come tali:

VERONA SPORT LAB SSD ARL

Gestione tecnica e utilizzo dei dati tratti dai cookie sul Sito (tecnici e analitici/di profilazione) 

– su base del legittimo interesse (tecnici) e del consenso (gli altri)

 

RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO: indicati in cookie policy 

DURATA DEL TRATTAMENTO: indicata in cookie policy

Utilizzo dei dati tratti dai cookie sul Sito (tecnici e analitici/di profilazione) 

– su base del legittimo interesse (tecnici) e del consenso (gli altri) 

DURATA DEL TRATTAMENTO: indicata in cookie policy

Raccolta tecnica dei dati rilasciati dagli utenti tramite compilazione sul Sito del modulo di iscrizione all’Iniziativa (ovvero: nome, cognome, sesso, codice fiscale, email, numero d telefono cellulare, indirizzo, comune, CAP, Provincia) e di quelli acquisiti nel corso dell’Iniziativa stessa (es. immagine raccolta durante la camminata, tramite fotografie o riprese) con loro potenziale utilizzo per promuovere e dare visibilità dell’Iniziativa al pubblico 

– su base contrattuale/precontrattuale, (anche per l’immagine)

 

DURATA DEL TRATTAMENTO: per tutta la partecipazione all’Iniziativa e, per l’immagine, per tutta la durata di promozione dell’Iniziativa. Gestione dell’iscrizione degli utenti all’Iniziativa tramite il Sito, partecipazione alla stessa (ivi incluso ai fini della gestione dell’eventuale quota di partecipazione, per l’assegnazione dei pettorali con invio postale pacchetto di partecipazione, per preparare l’elenco dei partecipanti, la classifica dei vincitori e l’eventuale assegnazione di premi o riconoscimenti, ove previsti) e, in generale, per la gestione organizzativa dell’Iniziativa

- su base contrattuale/pre-contrattuale

 

RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO: Verona Sport Lab SSD ARL 

DURATA DEL TRATTAMENTO: per tutta la partecipazione all’Iniziativa

Invio di comunicazioni di promozione dell’Iniziativa, tramite comunicazioni pubblicitarie, sul Sito e altri media/siti web, anche tramite immagini raccolte nel corso della stessa, nelle modalità illustrate nel regolamento di partecipazione. 

-  su base del consenso e/o del legittimo interesse

 

DURATA DEL TRATTAMENTO: fino a eventuale revoca del consenso/opposizione

Invio di comunicazioni di promozione dell’Iniziativa, tramite comunicazioni pubblicitarie, sul Sito e altri media/siti web, anche tramite immagini raccolte nel corso della stessa, nelle modalità illustrate nel regolamento di partecipazione 

-  su base del consenso e/o del legittimo interesse

 

DURATA DEL TRATTAMENTO: fino a eventuale revoca del consenso/opposizione

Sicurezza informatica del Sito e delle comunicazioni legate all’Iniziativa 

- su base del legittimo interesse

 

RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO: Verona Sport Lab SSD ARL 

DURATA DEL TRATTAMENTO: sino a 6 mesi dalla registrazione dei dati, salvo opposizione

UISP COMITATO TERRITORIALE VERONA APS

Utilizzo dei dati tratti dai cookie sul Sito (tecnici e analitici/di profilazione) 

– su base del legittimo interesse (tecnici) e del consenso (gli altri) 

DURATA DEL TRATTAMENTO: indicata in cookie policy

Utilizzo dei dati e dell’immagine degli utenti/partecipanti per promuovere e dare visibilità al pubblico dell’Iniziativa 

– su base contrattuale/precontrattuale

 

DURATA DEL TRATTAMENTO: per tutta la durata di promozione dell’Iniziativa

Espletamento di tutte le ulteriori fasi connesse all’Iniziativa e strumentali, utilizzando i dati raccolti tramite il Sito: comunicazioni agli utenti sull’organizzazione dell’evento, pagamento, gestione delle donazioni.

 -  su base contrattuale/pre-contrattuale

 

RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO: UISP Comitato Territoriale Verona APS 

DURATA DEL TRATTAMENTO: per tutta la partecipazione all’Iniziativa

Invio di comunicazioni di promozione dell’Iniziativa, tramite comunicazioni pubblicitarie, sul Sito e altri media/siti web, anche tramite immagini raccolte nel corso della stessa, nelle modalità illustrate nel regolamento di partecipazione 

-   su base del consenso e/o del legittimo interesse 

DURATA DEL TRATTAMENTO: fino a eventuale revoca del consenso/opposizione

Il consenso per le finalità di marketing comuni delle associazioni è invece facoltativo e libero. Il mancato conferimento del consenso per tali finalità non inficerà la partecipazione alla campagna, ma le impedirà di essere aggiornato sull’Iniziativa e simili eventi da parte degli organizzatori.

I dati raccolti saranno trattati dalle persone autorizzate al trattamento per fini organizzativi e di promozione della campagna, dei sistemi informativi e di sicurezza dei dati operanti per le associazioni o soggetti esterni che forniscono servizi di supporto all’Iniziativa, di natura tecnica ed organizzativa.

 

Con quali modalità i Contitolari trattano i dati?

I dati personali sono trattati dalle associazioni con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno dei loro sistemi gestionali. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati – anche accidentale – usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Che cosa accade in caso di dati personali di terzi (ad es. minorenni, ecc.)?

In relazione ai dati personali dei terzi soggetti da Lei iscritti alla campagna (nome e cognome), in qualità di soggetto a tal fine autorizzato (es. coniuge, genitore, convivente etc.), sarà Sua cura procedere alla condivisione del contenuto del presente documento come del regolamento della manifestazione al fine di renderli edotti del trattamento dei dati personali da parte delle associazioni. 

I soggetti da Lei iscritti alla campagna sono informati altresì del fatto che i loro dati personali (unicamente nome e cognome) sono stati da Lei trasmessi alle associazioni (l’origine dei dati è dunque Lei stesso).

Le evidenziamo, in particolare, che i dati dei minori (nome e cognome) da Lei conferiti, in quanto soggetto a ciò opportunamente autorizzato (es. genitore, esercente potestà genitoriale, tutore etc.) saranno trattati esclusivamente per consentire la partecipazione degli stessi della campagna e nessun ulteriore trattamento dei dati personali sarà realizzato.

Che utilizzo viene effettuato delle immagini eventualmente raccolte durante la campagna (ad es. fotografie, riprese audiovisive, inclusa la voce)?

Le immagini raccolte (fotografie, riprese audiovisie, ecc.) potranno essere utilizzate come testimonianza della campagna nonché per la promozione degli eventi connessi, anche in futuro sia tramite mezzi di stampa che attraverso piattaforme digitali (es. siti web dei Contitolari) e social network (es. Facebook, Instagram) e altri media. Il trattamento sarà comunque rispettoso dell’onore, del decoro e della reputazione dei soggetti ritratti. 

Criteri della raccolta dei dati

Il conferimento dei dati (Suoi e dei soggetti che Lei iscrive) è necessario per consentirLe l’iscrizione alla campagna ed in mancanza sarà comunque consentita la partecipazione agli eventi.

Il trattamento delle immagini è implicito nella partecipazione della campagna - in quanto, diversamente, non sarebbe possibile effettuare e utilizzare la loro registrazione/realizzazione e, di conseguenza, dare poi notizia e divulgazione dell’evento presso il pubblico.

Per quanto sono conservati i dati personali?

  1. I dati personali consistenti nei dati di identificazione e di contatto e delle informazioni indispensabili per la gestione della campagna sono conservati fino al termine degli eventi correlati. Successivamente, fatto salvo sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria o disposto da magistratura, forze dell’ordine, i dati saranno distrutti.
  2. I dati personali trattati a fini di comunicazione della campagna, ivi comprese le immagini, saranno conservati tutto il tempo ritenuto congruo dalle associazioni per dare visibilità e conoscenza al pubblico dell’evento stesso.

 

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento avviene su server di proprietà del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento in Paesi extra-UE. In questo caso, il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

Quali sono i diritti che, come interessato a cui si riferiscono i dati personali, posso esercitare ai sensi del GDPR? Quale è il punto di contatto preferibile per ogni richiesta ai contitolari?

Le ricordiamo che ai sensi degli artt. 15-22 GDPR Lei ha i seguenti diritti:

(1) accedere ai dati (ivi incluso allo scopo di conoscere l’origine dei dati, le finalità e modalità di trattamento e la logica allo stesso applicata, nonché gli estremi identificativi di titolare, responsabile e categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati), e di chiederne copia salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche;

(2) aggiornare e rettificare i dati;

(3) cancellare i dati salve le esclusioni o limitazioni stabilite dalla normativa;

(4) chiedere la limitazione del trattamento;

(5) chiedere la portabilità dei suoi dati e di trasmetterli ad altro titolare del trattamento, nei limiti del trattamento basato sul consenso o sulla necessità di esecuzione di un contratto, ove tecnicamente possibile e salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche

(6) opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare (es. pregiudizio all'onore, alla reputazione, al decoro), salva la dimostrazione da parte delle associazioni di un interesse legittimo cogente e prevalente a norma dell’art. 21.1 GDPR, e salvo che il trattamento sia necessario per accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria;

(7) revocare, in qualsiasi momento, il consenso prestato. L’eventuale successiva revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento dei dati svolto nel periodo antecedente tale revoca.

È inoltre Suo diritto proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (in Italia, www.garanteprivacy.it), o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. L’esercizio dei diritti di cui sopra può essere inoltre ritardato, limitato o escluso nei casi previsti dall’art. 2-undecies d.lgs. 196/2003.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità a ognuno delle associazioni, ai contatti suindicati. 

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali – Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) – www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

Data Protection Officers delle associazioni

Il Data Protection Officer di Verona Sport Lab SSD ARL è contattabile all’e-mail veronasportlabssd@gmail.com per informazioni sul trattamento dei dati.

Il Data Protection Officer di UISP Comitato Territoriale Verona APS è contattabile all’e-mail verona@uisp.it per informazioni sul trattamento dei dati.

Quali ulteriori finalità perseguono i suindicati Contitolari in maniera autonoma e non condivisa?

Oltre alle menzionate finalità e trattamenti in comune di cui al precedente punto 1, ogni associazione può attuare anche trattamenti del tutto autonomi, in proprio (ad es. per finalità di marketing, adempimenti normativi, tutela di un diritto, ecc.), per i quali – in sede di raccolta dei dati e di eventuali consensi – saranno erogate previamente le informazioni sul trattamento dei dati con chiara indicazione del riferimento allo specifico titolare e al fatto che non si tratta di uno dei trattamenti in contitolarità. Pertanto, per tali trattamenti ogni singolo titolare è da considerarsi responsabile esclusivamente in proprio e i trattamenti disciplinati da separate informazioni.